د شاخص دفتر څه شی دی؟

 ژباړه : نصیراحمد څپاند

410

د شاخص دفتر څه شی دی او ګټه یې څه ده؟

د شاخص دفتر هغه دفتر دی چیرې چې د یوې ادارې د ټولو لیکونو پورې اړوند معلومات ثبت کیږي ترڅو په راتلونکي کې د دوی تعقیب او ثابت کړي. په دې لیکنه کې دواړه اضافي تنظیمي لیکونه (راتلونکي او بهر روان یا تلونکي) او داخلي لیکونه او همدارنګه د حوالې لیکونه شامل دي. د شاخص دفتر اصلي کارول د دې ځانګړتیاوو په ثبتولو سره د لیکونو پیژندلو او د دوی غوره جلا کول اسانه کول دي.

که د مکتوبونو په ثبت او طبقه بندي کې کومه تېروتنه یا ستونزه رامنځته شي، د یوې مهمې مسئلې مسؤلیت نه شي ټاکلی او ادارې ته لوی زیان رسوي. له همدې امله، د شاخص دفتر کولی شي ستاسو سازمان د قیمتي غلطیو څخه وژغوري. د شاخص دفتر (یا د دې بدیل کمپیوټر سافټویر) کارولو قضیو کې په دفترونو او سازمانونو ، شرکتونو او فابریکو کې ، ښوونځي ، تعلیمي او پوهنتون مرکزونه ، قانوني دفترونه او اساساً هر هغه سازمان چې اړتیا لري خپل لیکونه تنظیم کړي.

د شاخص دفتر څه شی دی او څه توپیر لري؟

د شاخص دفتر، چې د دارالانشاء د لارښود دفتر په نوم هم یادیږي، سازمان ته د راغلو ایمیلونواو مکتوبونو رارسیدل یا نه رسیدل ثبتوي او پدې توګه د لیکونو شاخص شمیره په اسانۍ موندلو کې مرسته کوي. له همدې امله، د شاخص دفتر د شاخص د یو ډول معاون دفتر په توګه ګڼل کیدی شي. د دې دفتر د کارولو لپاره، د دارالانشاء د چارواکو لخوا د شاخص په دفتر کې د راجستر کیدو سربیره، راتلونکی لیکونه هم باید د شاخص دفتر کې ثبت او شمیرل شي.

د شاخص دفتر هغه وخت کارول کیږي کله چې د راغلو لیکونو شمیر او د سازمان د لیکونو شمیر لوړ وي او د شاخص دفتر ته ګړندي لاسرسی ممکن نه وي. پدې حالت کې ، د سازمانونو لپاره بدیل حل د شاخص دفتر کارول دي. د شاخص په کتاب کې هره پاڼه معمولا په دری برخو او کالمونو ویشل کیږي، کوم چې دا دي:

لیک لیږونکی

د شاخص کتاب شمیره (د شاخص کتاب کې ورته قطار شمیره)

د شاخص دفتر (دفتر اند یکاتور)
مسلسله شمیره د تیرو شیمرویادونه د صادریدو

نیټه

مرجع د مکتوب موضوع

( خلص مطلب)

ضمایم

 

د لیک ترلاسه کېدو شمیره او لاسلیک

د شاخص دفتر فورمې مشخصات څه دي؟

یو ساده شاخص کتاب معمولا د راتلونکو لیکونو او وتلو لیکونو لپاره دوه جلا بڼې لري. د راتلونکو لیکونو پورې اړوند برخه لږترلږه 5 اصلي کالمونه لري چې د قطار شمیره (د شاخص د ثبت شمیره)، د ثبت نیټه، د لیک ترلاسه کوونکي، د لیک توضیحات او د راتلونکی لیک شمیره پورې اړوند معلومات داخلولو لپاره کارول کیږي، په ترتیب سره.

د راتلونکو او وتلو لیکونو اړوند نور معلومات چې د شاخص په دفترونو کې ثبت شوي دي عبارت دي له:

مسلسله شمیره: دلته دا د شاخص شمیره ده چې د هر کال په پیل کې د لومړي نمبر څخه پیل کیږي او د کال په پای کې پای ته رسیږي ترڅو بیا له یو څخه پیل شي.

د پخوانیو شمیرو یادونه: په دې کالم کې، که چیرې د ثبت شوي لیک په اړه په اداره کې تاریخ یا لیک شتون ولري، یادونه کیږي.

نیټه: په دې کالم کې، د لیکونو د ترلاسه کولو یا لیږلو دقیق نیټه (ورځ، میاشت او کال) ثبت شوی.

ضمیمې: د ضمیمو شمیر باید پدې کالم کې ذکر شي.

د لیکونو خاوندان: د لیکونو مالکین د هغه سازمان یا واحد نوم ته ویل کیږي چې لیک یې لیږلی.

د مکتوب موضوع: په دې برخه کې د مکتوب موضوع یا لنډیز لیکل کیږي.

راجع کول: پدې برخه کې د هغه شخص یا سازماني واحد نوم چې د لیک پیل کونکی دی او لیک ورسره لیکل شوی راجع کیږي.

د ترلاسه شوي مکتوبونو شمېره او نیټه: پدې کالم کې د ترلاسه شوي لیک شمیره او د ترلاسه کولو نیټه ذکر شوي.

د صادرېدو نېټه: په دې کالم کې د مکتوب د صادرېدو نېټه په دقيقه توګه (ورځ، مياشت او کال) ليکل شوې ده.

کاپي: په اداري مکتوب کې کاپي د صادر شوي مکتوبونو لپاره ساتل کیږي او که چیرې یو مکتوب د اصلي ترلاسه کونکي سربیره کاپي ترلاسه کونکي ولري ، د دوی نومونه پدې کالم کې ثبت کیږي.

د شاخص کتاب مخکینۍ شمیره: دا کالم د شاخص کتاب پخوانیو شمیرو او مخونو ته اشاره کوي او د شیانو ثبتولو لپاره کارول کیږي لکه تعقیب، بیرته راګرځول او بیرته راګرځول.

د شاخص کتاب راتلونکی نمبر: دا کالم د شاخص کتاب راتلونکو شمیرو او مخونو ته اشاره کوي، او د راتلونکي لیکونو پورې اړوند لیکونو شمیره په کې ثبت شوي.

د دوتنې (صادریدو)شمېره: په دې برخه کې، د ارشیف فایل شمیره یا کوډ د مکتوب اړوند ثبت شوی.

د لیک شمیره: د شاخص په دفتر کې د لیک شمیره په حقیقت کې د سازمان د شاخص دفتر د قطار شمیره ده چې لیک یې لیږلی یا ثبت کړی.

د شاخص کتاب څنګه بشپړ کړئ؟

د شاخص دفترونه لوی ښکاري او ممکن دا تاثر ورکړي چې دوی سره کار کول خورا ستونزمن دي. مګر په حقیقت کې داسې نه ده او د شاخص دفتر سره کار کول اسانه دي. که تاسو د دې دفترونو پاڼې وګورئ، تاسو به وګورئ چې دوی یو ځانګړی ترتیب لري او ځینې یې په راتلونکو لیکونو پورې تړاو لري او ځینې یې د ادارې څخه د وتلو مکتوبونو پورې تړاو لري. د دې کتابونو هره پاڼه په څو کالمونو سره په مختلفو برخو ویشل شوې ده، او د دغو کالمونو څخه هر یو د مکتوبونو د معلوماتو له یوې برخې سره تړاو لري.

د یوې ادارې ټول لیکونه، دواړه بهر ته تلونکي او راتلونکی، د شاخص کتاب په پاڼو او کالمونو کې ثبت شوي. د دې هدف لپاره، وروسته له دې چې دارالانشا مکتوب ترلاسه کړي، لومړی د عمل ځای (ریفرل) مشخص کوي او بیا یې د نوم لیکنې رییس ته وړاندې کوي. دا شخص باید د متن نیټه، موضوع، د متن لنډیز، هغه شخص چې دا یې ترلاسه کړی، ایا دا خپور شوی یا ترلاسه شوی، او هغه وخت چې یو لیک موسسې ته ورسید او د عمل لپاره اړونده چارواکي ته واستول شي، په کالمونو کې ولیکي. د شاخص کتاب او د کتاب شمیره (د شاخص شمیره) په لیکونو کې واچوئ.

د شاخص نوټ بوک پاڼې بشپړ شوی مثال

د شاخصو دفتر (دفتر اندیکاتور)
مسلسله شمېره د صادرې  شمېره نېټه د وارده شمېره موضوع

(خلص مطلب)

لیږونکی

(مرسل)

اخیستونکی

(مرسل الیه)

ضمايم

د دې مسلې د روښانه کولو لپاره باید یادونه وشي چې صادر شوي مکتوبونه هغه مکتوبونه دي چې د ادارې لخوا نورو طبیعي او قانوني اشخاصو ته صادر شوي. مګر برعکس، په راتلونکو لیکونو کې ټول هغه لیکونه شامل دي چې د سازمان څخه بهر خپل منزل ته لیږل شوي. په دې ډول لیکونو کې باید د مکتوبونو معلومات په داسې ډول ثبت شي چې د دوی ټول مهم معلومات پکې شامل شي ترڅو په راتلونکي کې پرته له کومې ستونزې تعقیب شي.

ایا تاسو پوهیږئ چې د شاخص کتاب څو کاله ساتل کیږي؟

عموما، په سازمانونو کې د شاخص دفتر ساتلو موده 15 کاله ده، او سازمانونه باید ډاډ ترلاسه کړي چې د شاخص دفتر په دې موده کې ویجاړ شوی او ورک شوی.

د شاخص دفتر لپاره غوره بدیل څه دی؟

د سافټویر پرمختګونو او د ډیری پروسو بریښنایی کولو له امله، د شاخص دفتر کارول په سکرترانو کې د لیک ثبتولو او اداره کولو لپاره یو پخوانی حل ګڼل کیږي؛ د شاخص دفتر لپاره غوره بدیل وسیلې ځانګړي سکرتریت سافټویر دي. د Fragastar سکریټریټ سافټویر د Fargastar اداري اتومات سیسټم یو له اصلي او اساسي فرعي سیسټمونو څخه دی او د اداري لیکې فولډر او د دې سیسټم نورو فرعي سیسټمونو سره بشپړ ادغام لري.

په دې مقاله کې، تاسو ولولئ چې د شاخص دفتر څه شی دی او د څه لپاره کارول کیږي. د شاخص کتابونو کارول د اداري لیکونو اداره کولو او تعقیب لپاره یوه پخوانۍ او لارښود لاره ده. د دې مکتوبونو د ډیجیټل کیدو له امله ، د دې دفترونو کارول کمیږي ، او ډیری شرکتونه او سازمانونه د لیکونو راجسټر کولو او تعقیب لپاره د شاخصونو پرځای د فریګاسټر سکریټریټ سافټویر په څیر سافټویر کاروي. که تاسو غواړئ د خپل کارپوریټ لیکونو اتومات کولو ، راجسټر کولو او تعقیب لپاره د Fragastar حل په اړه نور معلومات ز په مکرر ډول پوښتل شوي پوښتنې

د شاخص دفتر څه شی دی؟

د شاخص دفتر هغه دفتر دی چیرې چې د یوې ادارې د ټولو لیکونو پورې اړوند معلومات ثبت کیږي ترڅو په راتلونکي کې د دوی تعقیب او ثابت کړي. د شاخص دفتر د لیکونو پیژندل اسانه کوي او غوره یې جلا کوي.

د شاخص شمیره څه ده؟

د شاخص شمیره معنی د مسلسله شمیره ده چې د هر کال په پیل کې د لومړي نمبر څخه پیل کیږي او د کال په پای کې پای ته رسیږي ترڅو بیا له یو څخه پیل شي.

د شاخص دفتر او د شاخص دفتر ترمنځ څه توپیر دی؟

د شاخص کتاب یو ډول مرستندویه شاخص کتاب دی چې سازمان ته د شمیرو راتلونکو بریښنالیکونو رسیدل ثبتوي او د لیکونو شاخص شمیره په اسانۍ موندلو کې مرسته کوي. پداسې حال کې چې د شاخص دفتر د ټولو لیکونو څخه ډیر بشپړ معلومات ثبتوي.

کوم ځانګړتیاوې د شاخص په کتاب کې ثبت شوي؟

د شاخص په کتاب کې لږترلږه 5 ډوله اصلي ځانګړتیاوې ثبت شوي چې د مسلسله شمیره (د شاخص د ثبت شمیره)، د ثبت نیټه، د لیک ترلاسه کوونکی، د لیک توضیحات او د راتلونکی لیک شمیره دي. نور توضیحات چې د شاخص په کتابونو کې ثبت شوي دي عبارت دي له: مسلسله شمیره، د پخوانیو شمیرو ذکر (د اړوندو لیکونو شمیر)، نیټه، ضمیمه، د لیکونو مالک، د لیک موضوع، حواله، د راتلونکو لیکونو شمیره او نیټه، د مسلې نیټه، او نور.

د دعوت رسنیز مرکز ملاتړ وکړئ
له موږ سره د مرستې همدا وخت دی. هره مرسته، که لږه وي یا ډیره، زموږ رسنیز کارونه او هڅې پیاوړی کوي، زموږ راتلونکی ساتي او زموږ د لا ښه خدمت زمینه برابروي. د دعوت رسنیز مرکز سره د لږ تر لږه $/10 ډالر یا په ډیرې مرستې کولو ملاتړ وکړئ. دا ستاسو یوازې یوه دقیقه وخت نیسي. او هم کولی شئ هره میاشت له موږ سره منظمه مرسته وکړئ. مننه

د دعوت بانکي پتهDNB Bank AC # 0530 2294668 :
له ناروې بهر د نړیوالو تادیاتو حساب: NO15 0530 2294 668
د ویپس شمېره Vipps: #557320 :

Support Dawat Media Center

If there were ever a time to join us, it is now. Every contribution, however big or small, powers our journalism and sustains our future. Support the Dawat Media Center from as little as $/€10 – it only takes a minute. If you can, please consider supporting us with a regular amount each month. Thank you
DNB Bank AC # 0530 2294668
Account for international payments: NO15 0530 2294 668
Vipps: #557320

Comments are closed.